Os cuidados com o fechamento do caixa são uma questão quase sagrada para qualquer empreendedor. Muito além de refletir as transações financeiras e servir de parâmetro para o planejamento estratégico, o caixa também é um poderoso instrumento de controle para as operações diárias.

Por isso, é fundamental criar rotinas rigorosas para evitar erros no lançamento das operações financeiras no caixa e, ao fim do dia, fazer um fechamento redondo. Mesmo assim, de vez em quando, as contas não batem, não é mesmo?

Quando isso acontece, a primeira reação é pensar que a empresa foi lesada. No entanto, na maioria das vezes, o problema é um simples erro de lançamento. Então, para evitar maiores problemas, preparamos a seguir um pequeno guia com 3 passos infalíveis para evitar erros no fechamento do caixa.

Confira!

1. Sempre registre todas as entradas e saídas

Parece óbvio, mas a rotina tumultuada — ou exageradamente informal — de muitas categorias de negócios, como salões de beleza, oficinas mecânicas ou minimercado, pode fazer com que o registro das operações financeiras nem sempre seja o mais rigoroso.

Para muitos empreendedores e operadores de caixa, essa obrigação de marcar cada entrada e saída de dinheiro, especificar a forma de pagamento e a destinação no momento em que ocorrem se torna maçante ou problemática. É por isso que muitos negócios deixam para registrar no sistema uma grande quantidade de operações de uma vez — e é aí que mora o problema.

Então, sempre tome o tempo necessário para fazer a entrada ou saída no seu caixa na hora em que a operação é concretizada. No fim do dia, durante o fechamento do caixa, isso vai salvar você de dores de cabeça desnecessárias.

2. Tenha um fundo de caixa suficiente

Na abertura do caixa, é essencial que o empreendedor disponibilize ao operador de caixa uma quantidade suficiente de dinheiro de reserva para dar de troco ou para emergências. Cada tipo de negócio sabe os perfis dos clientes e como eles costumam pagar, e é com base nesse perfil que o fundo de caixa deve ser construído.

Assim, todos os dias esse fundo deve ser renovado ou completado, impedindo problemas de falta de troco ou até mesmo perdas de vendas. O controle rigoroso do fundo de caixa também facilita o fechamento, uma vez que a saída de dinheiro deste montante estará listada no sistema ao fim do dia.

3. Atenção à checagem dos valores

Se você usa um sistema inteligente para controle de caixa, como o Caixa Rápido,  o processo de conferência durante o fechamento fica bastante facilitado. Então, no final do dia, emita um relatório das transações do período e compare com o dinheiro, os cheques, as vias de cartões de crédito e débito anexados às comandas, além de outras formas de pagamento aceitas que entraram no seu caixa.

Esse processo é crítico, pois sempre podem ocorrer erros de lançamento, como registrar uma compra como crédito quando deveria ser débito.

Seguindo esses passos, o seu fechamento de caixa se torna à prova de erros e cria dados confiáveis para fundamentar a sua gestão de operações, o controle do estoque e o planejamento estratégico.

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